Що саме нас зупиняє? Які “проти” в той момент звучать у нас в голові? Дорого, затратно по часу і ресурсах, не на часі… А насправді частіше за все ми просто не знаємо, як вибрати програму під власні потреби, і не до кінця розуміємо, яку вигоду ми отримаємо від її використання.
А давайте разом спробуємо надати відповіді на ці питання. Отже:
Чи працює принцип “дорожче-краще”? В більшості випадків - так :) Але, по-перше, навіть в світі облікових програм не можна забувати про переплату за бренд, по друге, ми, як би це парадоксально не звучало, не завжди потребуємо найкращого. Дійсно, якщо я - власник невеличкої крамнички з кольоровими льодяниками, навряд чи мені потрібна система з потужним блоком виробництва чи складний механізм розрахунку знижок для клієнтів. В цьому випадку достатньо мати зручний інтерфейс програми для роботи касира і можливість ведення складського обліку товарів.
То ж спочатку звернемо увагу на те, що деякі системи вже заточені під ту чи іншу специфіку діяльності: сільське господарство, бюджетні організації, медицина, гуртова чи роздрібна торгівля, автотранспортне підприємство то що.
Звузить коло вибору також розуміння необхідності формування бухгалтерської та податкової звітності. Не всі програми надають таку можливість, частина з них орієнтована на оперативний – для супроводження господарських процесів і так званий управлінський облік – для загального розуміння справ в компанії та її фінансового стану.
Також рекомендуємо розділити весь облік на підгрупи і продумати наскільки той чи інший функціонал повинен бути розширеним, наприклад:
- товарообіг і запаси: АРМ комірника, підключення складського обладнання (сканер, ваги, ТЗД), організація адресного зберігання; управління залишками;
- основні засоби, НМА, МШП, МНМА: ремонт, модернізація;
- виробництво: планування, розподіл прямих і непрямих витрат, давальницька сировина;
- заробітна плата: нарахування додаткової заробітної плати, мотиваційні схеми, утримання;
- кадровий облік;
- грошові кошти: валютообмінні операції, каси, синхронізація з клієнт-банком;
- взаєморозрахунки з контрагентами (закуп та продаж): АРМ менеджерів, ціноутворення, аналіз клієнтської бази; синхронізація з сайтами та торгівельними майданчиками;
- роздрібна торгівля: АРМ касира, підключення торговельного обладнання;
- ПДВ та інші податки: нарахування і подача звітності у відповідні органи;
- документообіг: узгодження та підпис внутрішньої документації;
- звітність та аналіз діяльності компанії: звіти, дашборди.
Немаловажним для щоденної роботи є зручний та інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс програми. Навряд чи ваш менеджер буде щасливий, якщо кожного дня він буде приглядатися маленьким значкам на екрані, чи робити кучу маніпуляцій для того, щоб добратися до того чи іншого документу в програмі.
А що про вигоди використання? Тут коротко: економія часу, людських ресурсів і, як наслідок, фінансів, ну і звісно задоволення від того, що сьогодні ми більш сучасна і просунута версія самого себе ніж вчора.
І на останок: треба не забувати, що навіть, якщо обрана облікова система не повністю задовольняє потреби компанії, майже завжди є можливість її модифікувати і зробити на 100 % Вашою!
То ж обирайте і працюйте із задоволенням!
А на фото частинка нашого Service Desk також мучиться непростим вибором (правда не програми, тут вони точно знали б, що їм потрібно), а найкоротшого шляху на спортивному орієнтуванні.
P.S. Вибір було зроблено правильний.