Автоматизация фирмы франчайзи 1С

Миссия нашей компании - мы превращаем наши увлечения, знания, опыт, и современные   IT-технологии в эффективность работы предприятий.


Фирма была создана в 2005 году. Численность сотрудников 5 человек. С клиентами в основном работали по договорам поддержки на фиксированную сумму (абонементная плата). Учет вели в 1С7.7:Бухгалтерия. Доработали модуль по контролю абонентских договоров и автоматической выписки актов выполненных работ клиентам раз в месяц на фиксированную сумму. Учет задач вели с помощью MS Outlook.

Когда сотрудников стало больше 10, появились проблемы с контролем индивидуальной загрузки персонала. В 2007 перешли на 1С8: Управление торговлей, а с 2008 в 1С8:Управление торговым предприятием для Украины и доработали модуль по учету времени потраченного на выполнения работ. Все было построено на основании одного справочника, удобной формы для работы с ним и фильтрами по реквизитам этого справочника. С помощью этого же модуля мы контролировали количество затраченных часов на клиента в месяц. Перевели большую часть наших клиентов на почасовую оплату. Применяли его и для расчета заработной платы.

В 2008 году для регистрации заявок от клиента внедрили у себя 1С-Битрикс, модуль Техподдержка.

В 2010 году штат сотрудников был немного меньше 20 человек. Мы начали на нашем предприятии разрабатывать бизнес процессы, автоматизировать их и внедрять. До 2015 года с помощью более чем 40 бизнес процессов мы автоматизировали практически все процессы нашего предприятия. Можно сказать, каждый сотрудник получал список задач на день и в рамках этого списка работал. За сделанные задачи начислялась заработная плата, за просроченные задачи начислялся штраф. Счета генерировались автоматически. С помощью СМС напоминали клиентам о невозвращенных документах и просроченной задолженности. Велся учет отклонений присутствия сотрудников на рабочем месте, СКУД синхронизировали с 1С листами посещения, больничными, отпускными. На поддержание всей этой системы нам пришлось выделить одного программиста.

В 2015 году заинтересовались Agile – ом. Внедрили отдел сервис деска. Отдел внедрений и разработок разделили на команды по 4-6 человека. Внедрили корпоративный портал Битрикс. Снова пересмотрели возможности программных продуктов 1С:ITIL, Redmind, Jira и приняли решение на основании 1С8.3:БСП разработать свою конфигурацию. По сравнению с предыдущей версией программы сильно упростили. Из бизнес процессов оставили только «Приём на работу», «Контроль не подписанных документов у клиента», «Контроль просроченных оплат». Обслуживание программы практически не требуется.

Сегодня в нашей компании 34 человека. Из опыта внедрения постараюсь описать какие механизмы необходимы, на мой взгляд, для автоматизации фирмы франчайзи 1С:

  1. Панель Helpdesk для регистрации заявок от клиента. Мы используем модуль «Техподдержка» от Битрикс. Не хватает деления заданий по проектам (по договорам).
  2. Dashboard для работы команд в SCRUM, а также для работы Сервис деска. Мы реализовали в 1С.
  3. Модуль по учету затраченного времени. Для анализа эффективности работы необходим удобный модуль для засекания времени выполнения задач. Мы реализовали в 1С.
  4. Модуль для работы админ аппарата (администрация, бухгалтерия, тех персонал). Напоминания для выполнения периодических заданий, отчеты о проделанной работе, постановка и отслеживание выполнения внутренних задач предприятия, организация совещаний, мероприятий. Мы используем портал Битрикс.
  5. Модуль для учета проектов, договоров. Для фиксации договоренностей с контрагентом по видам работ, цене, ответственной команды доработали механизм в 1С.
  6. Модуль по выставлению счетов для контрагента. Необходим механизм, который автоматически будет формировать счета клиентам по зафиксированным условиям договора. Счета должны импортироваться в бухгалтерскую систему. Мы реализовывали на 1С.
  7. Учет отпусков. Мы используем портал Битрикса.
  8. Учет присутствия сотрудника в офисе. Синхронизируем систему СКУД с 1С.
  9. Соцсеть для внутреннего общения. Обсуждения сложных задач, интересных статей, книг, организация мероприятий, подготовка проектов, общие фотографии, группы для общения по проектам, по интересам. Активно используем портал Битрикса.
  10. Соцсеть для работы с клиентами. Очень полезна при внедрениях. Для совместного обсуждения проблем и задач клиента. Утверждения сроков, организация совещаний, хранения и передача видео уроков, инструкций и прочих файлов. Используем портал Битрикса.
  11. Модуль «База знаний». Некоторые команды используют у нас очень активно. Например, для регламентных работ указываю ссылку на статью в Базе знаний. Хотя есть команды, которые ей практически не пользуются. База знаний у нас в 1С.
  12. Модуль общей работы с файлами. Используем пока портал Битрикса.
  13. Модуль для формирования Баланса, БДДС, БДЗ. Баланс и ДДС ведем в целом по организации. Доходы и затраты делим по командам. Доработали модуль в 1С:УТП.
  14. Модуль по учету внутренних взаиморасчётов. Поскольку доходы и затраты ведем в разрезе команд, то дорабатывали модуль по учету оказанию услуг внутри предприятия (например, помощь одной команды другой при внедрении проекта у клиента).
  15. Модуль по контролю бухгалтерских документов, которые не вернул контрагент. БП в 1С:УТП.
  16. Модуль по контролю просроченной дебиторской задолженности, с автоматическим уведомлением клиента. БП в 1С:УТП.
  17. Механизм по контролю договоров (подписания, окончания сроков).
  18. Рабочее место сотрудника с ключевыми показателями работы. У каждой команды могут быть свои показатели.
  19. Рабочее место координатора команд с ключевыми показателями работы.
  20. Рабочее место руководителя с KPI.
  21. Удобно также мобильное приложение для отслеживания показателей, для работы с задачами, для общения с сотрудниками и клиентами. Используем 1С и портал Битрикса.

Автор: Константин Жигалло


Вернуться к списку